Türkiye Cumhuriyeti Anayasa’sının 20’nci maddesine göre; herkes özel hayatına ve aile hayatına saygı gösterilmesini ve kendisiyle ilgili kişisel verilerin korunmasını isteme hakkına sahiptir. Bu hak; kişinin kendisiyle ilgili kişisel veriler hakkında bilgilendirilme, bu verilere erişme, bunların düzeltilmesini veya silinmesini talep etme ve amaçları doğrultusunda kullanılıp kullanılmadığını öğrenmeyi de kapsar.

Kişisel verilerin işlenmesinde başta özel hayatın gizliliği olmak üzere kişilerin temel hak ve özgürlüklerini korumak ve kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişilerin yükümlülükleri ile uyacakları usul ve esasları düzenlemek amacı ile 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVK Kanunu”) 07.04.2016 tarihli 29677 sayılı Resmî Gazetede yayımlanarak yürürlüğe girmiştir.

İşbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası ("İmha Politikası"),INFINIA Mühendislik Anonim Şirketi ("Şirket") tarafından KVK Kanunu’nun 7. maddesi ile Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik ("Yönetmelik") uyarınca hazırlanmıştır.

İmha Politikasının amacı, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde,

Şirketin tüm birimleri ve çalışanları, sorumlu birimlerce Politika kapsamında alınmakta olan teknik ve idari tedbirlerin gereği gibi uygulanması, birim çalışanlarının eğitimi ve farkındalığının arttırılması, izlenmesi ve sürekli denetimi ile kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesinin önlenmesi, kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesinin önlenmesi ve kişisel verilerin hukuka uygun saklanmasının sağlanması amacıyla kişisel veri işlenen tüm ortamlarda veri güvenliğini sağlamaya yönelik teknik ve idari tedbirlerin alınması konularında sorumlu birimlere aktif olarak destek verir.

Kişisel verilerin saklama ve imha süreçlerinde görev alanların unvanları, birimleri ve görev tanımlarına ait dağılım aşağıdaki tabloda verilmiştir.

Şirket tarafından ; müşteriler, ziyaretçiler, çalışanlar, çalışan adayları, tedarikçiler, taşeronlar, iş ortakları, hissedarlar kısacası sayılanlarla sınırlı olmamak üzere faaliyetler sırasında temas edilen kişilerden edinilen tüm kişisel veriler Kanuna uygun olarak saklanır ve imha edilir.

Kanunun 3. maddesinde kişisel verilerin işlenmesi kavramı tanımlanmış, 4. maddesinde işlenen kişisel verinin işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olması ve ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli süre kadar muhafaza edilmesi gerektiği belirtilmiş, 5 ve 6. maddelerde ise kişisel verilerin işleme şartları sayılmıştır. Buna göre, şirket faaliyetleri çerçevesinde kişisel verileri, ilgili mevzuatta öngörülen veya işleme amaçlarımıza uygun süre kadar saklamaktadır.

Şirket, elde ettiği kişisel verileri aşağıda belirtilen mevzuatlarda öngörülen sebepler ve süreler dahilinde muhafaza eder;

Bu kanunlar uyarınca yürürlükte olan diğer ikincil düzenlemeler çerçevesinde öngörülen saklama süreleri kadar saklanmaktadır.

Şirket, faaliyetleri çerçevesinde işlemekte olduğu kişisel verileri aşağıda belirtilen amaç ve/veya amaçlar doğrultusunda saklamaktadır;

Şirket faaliyetlerinin Şirket prosedürleri ve/veya ilgili mevzuata uygun olarak yürütülmesinin temini için gerekli operasyonel faaliyetlerinin planlanması ve/veya icrası ve güvenliği ile faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi

Şirket, KVK Kanunu’nun 12. Maddesine uygun olarak, işlemekte olduğu kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek, verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek ve verilerin muhafazasını sağlamak için uygun güvenlik düzeyini sağlamaya yönelik gerekli teknik ve idari tedbirleri almakta, bu kapsamda gerekli denetimleri yapmak ve yaptırmaktadır. İşlenen kişisel verilerin teknik ve idari tüm tedbirlerin alınmış olmasına rağmen, kanuni olmayan yollarla üçüncü kişiler tarafından ele geçirilmesi durumunda Şirket, bu durumu mümkün olan en kısa süre içerisinde ilgili birimlere haber verir.

KVK Kanunu kapsamında, Şirket veri sorumlusu sıfatına haiz olacak olup VERBİS sistemine kaydolacaktır. Yönetmelik’in 11’inci maddesinin 1’inci fıkrasında “Türkiye’de yerleşik olan tüzel kişilerin Kanun kapsamındaki veri sorumlusu yükümlülükleri, ilgili mevzuat hükümlerine göre tüzel kişiliği temsil ve ilzama yetkili yetkili organ veya ilgili mevzuatta belirtilen kişi veya kişiler marifetiyle yerine getirilir. Tüzel kişiliği temsile yetkili organ Kanunun uygulanması bakımından yerine getirilecek yükümlülükler ile ilgili olarak bir veya birden fazla kişiye görevlendirilebilir.” şeklinde düzenleme yapılmıştır.

Şirket, işbu politika ve bu politikaya bağlı ve ilişkili diğer politikaları, bu politikalarda belirtilen işleme ve imha süreçlerini yönetmek üzere, aynı zamanda üst yönetim tarafından uyum için belirlenen aksiyonların yerine getirilmesinden sorumlu “Kişisel Verilerin Korunması Komitesi” veya bu konuda sorumlu olacak kişi veya kişiler atanır.

Bu kapsamda ilgili kişi veya komite tarafından yürütülecek işler:

Şirket tarafından, KVK Kanunu ve Veri Koruma Kurulu düzenlemeleri kapsamındaki tüm iş ve işlemlerin takibinden ve koordinasyonundan sorumlu asıl yetkili Mali ve İdari İşler Müdürü olmak üzere; İdari İşler Birimi Sorumlusu, Finans Birimi Sorumlusu, Finans Kontrol Müdürü yetkili kılınmıştır. Komite üyeleri, departmanlardaki İlgili Kullanıcı’ların Kanun ve Yönetmelik çerçevesinde hazırlanan işbu Politika ile Saklama ve İmha Politikası’na uygun davranıp davranmadığını denetlemekle yükümlü olacaktır. Tüm departmanların üst düzey yöneticileri belirtilen periyodik imha sürelerinde İmha Politikası doğrultusunda gerçekleştirdiği işlemleri, komite direktörüne raporlayacaktır. Komite Direktörü, tüm departmanların üst düzey yöneticilerinin denetim ve işlem raporlarını yapılan toplantılarda Yönetime sunacaktır. Karar alınmasını gerektiren durumlarda Komite Direktörü’nün de görüşü alındıktan Yönetim Kurulu’nun karar almasını müteakip alınan karar uygulamaya konulacaktır.

Şirket elde ettiği kişisel verileri;

durumlarında, ilgili kişinin talebi üzerine siler, yok eder ya da re’sen silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

Şirket ilgili kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kendi kararına istinaden veya kişisel veri sahibinin talebi üzerine kişisel verileri silebilir veya yok edebilir. Kişisel verilerin silinmesi akabinde ilgili kişiler hiçbir şekilde silinen verilere tekrardan erişilemeyecek ve kullanılmayacaktır.

Şirket tarafından kişisel verilerin imha süreçlerinin tanımlanması ve takip edilmesine ilişkin etkin bir veri takip süreci yönetilecektir. Yürütülen süreç sırası ile silinecek verilerin tespit edilmesi, ilgili kişilerin tespiti, kişilerin erişim yöntemlerinin tespiti ve hemen akabinde verilerin silinmesi olacaktır.

Şirket kişisel verileri yok etmek, silmek veya anonim hale getirmek için verilerin kaydedildiği ortama bağlı olarak aşağıda belirtilen yöntemlerin bir veya birkaçını kullanabilir,

Bulut sistemlerinde veriler silme komutu verilerek silinmektedir. Anılan işlem gerçekleştirilirken ilgili kullanıcının bulut sistemi üzerinde silinmiş verileri geri getirme yetkisi bulunmamaktadır.

Kâğıt ortamında bulunan kişisel veriler karatma yöntemi kullanılarak veya “Kâğıt İmha Makinası” vasıtasıyla silinmekte ve/veya imha edilmektedir.

Kâğıt İmha Makinası uygulamasında, ilgili evrak üzerinde bulunan kişisel veriler dışında evrak içeriğinde elzem ve/veya kullanım gereği olmayan başka bilgi/veriler varsa, kişisel verilerin imhası için ilgili evrak makine vasıtasıyla parçalarına ayrılır. Eğer evrak içeriğinde elzem ve/veya kullanım gereği olan başka bilgi/veriler varsa, karartma işlemi uygulanır.

Karartma işlemi, ilgili evrak üzerindeki kişisel verilerin, mümkün olan durumlarda kesilmesi, mümkün olmayan durumlarda ise geri döndürülemeyecek ve teknolojik çözümlerle okunamayacak şekilde sabit mürekkep kullanılarak ilgili kullanıcılara görünemez hale getirilmesi şeklinde yapılmaktadır.

Dosyanın işletim sistemindeki silme komutu ile silinmesi ve/veya dosya ya da dosyanın bulunduğu dizin üzerinde ilgili kullanıcının erişim hakları kaldırılmaktadır. Anılan işlem gerçekleştirilirken ilgili kullanıcının aynı zamanda sistem yöneticisi olmadığına dikkat edilmektedir.

Flash tabanlı saklama ortamlarındaki kişisel veriler, şifreli olarak saklanır ve bu ortamlara uygun yazılımlar kullanılarak silinir.

Kişisel verilerin bulunduğu ilgili satırların veri tabanı komutları ile (DELETE vb.) silinir. Anılan işlem gerçekleştirilirken ilgili kullanıcının aynı zamanda veri tabanı yöneticisi olmadığına dikkat edilir.

Fiziksel Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler: Kâğıt ortamında yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, kâğıt imha makinesi vasıtasıyla geri dönüştürülemeyecek şekilde yok edilir.

Optik/Manyetik Medyada Yer Alan Kişisel Veriler: Optik medya ve manyetik medyada yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenlerin eritilmesi, yakılması ve/veya toz haline getirilmesi gibi fiziksel olarak yok edilmesi işlemi uygulanır. Ayrıca, manyetik medya özel bir cihazdan geçirilerek yüksek değerde manyetik alana maruz bırakılması suretiyle üzerindeki veriler okunamaz hale getirilir.

Verilerinin imhasına yönelik yöntemler kullanılmaktadır.

Kurum tarafından, faaliyetleri kapsamında işlenmekte olan kişisel verilerle ilgili olarak;

Yer alır.

Söz konusu saklama süreleri üzerinde, gerekmesi halinde Kişisel Veri İrtibat Kişisi tarafından güncellemeler yapılır.

Saklama süreleri sona eren kişisel veriler için re’sen imha edilir. Mevzuatta söz konusu kişisel verinin saklanmasına ilişkin olarak bir süre öngörülmüş ise bu süreye riayet edilir. Mevzuatta öngörülmüş bir süre olmaması halinde kişisel veriler aşağıdaki tabloda belirtilen azami süre boyunca saklanacaktır. Bu süreler; şirketin veri kategorileri ve veri sahibi kişi grupları değerlendirilerek; bu değerlendirme sonucu elde edilen verilerin kanunlarda yer alan yükümlülüklerin yerine getirilmesini sağlayacak ve azami Türk Borçlar Kanunu’nda yer alan zamanaşımı süresi (10 yıl) gözetilerek belirlenmiştir.

Kişisel veri sahiplerinin KVK Kanunu’ndan doğan haklarına ilişkin başvurularının, KVK Kanunu’nun 13. Maddesine uygun bir biçimde yazılı olarak veya Kişisel Veri Koruma Kurulu’nun (“Kurul”) belirleyeceği diğer yöntemler ile tarafımıza iletilmesi gerekmektedir,

Verilerin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması ya da muhafaza süresinin sona ermesi halinde kişisel veriler, resen veya ilgili kişinin talebi üzerine veri sorumlusu tarafından silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

Şirketin periyodik imha süresi 6 aydır. Saklama süresi dolan kişisel veriler, işbu Politikada belirtilen imha süreleri çerçevesinde, 6 aylık periyodlarla işbu Politika’da yer verilen usullere uygun olarak imha edilir. Söz konusu sistemlerde bilgilerin tekrar geri getirilmeyecek şekilde, verilerin kaydedildiği varsa evrak, dosya, CD, disket, hard disk gibi araçlardan geri dönüştürülmeyecek şekilde silinecektir.

Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesiyle ilgili yapılan bütün işlemler kayıt altına alınır ve söz konusu kayıtlar, diğer hukuki yükümlülükler hariç olmak üzere en az üç yıl süreyle saklanır.

Periyodik imha sürecinin takibi konusunda şirket verileri işlemeye başlamadan önce Veri Sorumluları Siciline kaydolmak, süreç boyunca tüm idari ve teknik önlemleri almakla yükümlüdür.

Politika, ıslak imzalı (basılı kâğıt) ve elektronik ortamda olmak üzere iki farklı ortamda yayımlanır, internet sayfasında kamuya açıklanır. Basılı kâğıt nüshası da idari birim de saklanır.

Politika, ihtiyaç duyuldukça gözden geçirilir ve gerekli olan bölümler güncellenir.

İşbu doküman en son 03/12/2024 Tarihinde güncellenmiştir.

Politika, şirketin internet sitesinde yayınlanmasının ardından yürürlüğe girmiş kabul edilir. İşbu Politika’nın revizyon edilmesi veya yürürlükten kaldırılması halinde Politika’nın revizyon edilmiş hali veya yeni politika örneği ilgili yerlerde ve https://infinia.com.tr/tr sitemizde ilan edilecektir.